Mit der jährlichen Auszeichnung Top 40 unter 40 werden junge Führungskräfte in der Pflege aus,  die bereits zu den führenden Akteuren der Pflege gehören, wichtige Aufgaben im Pflegemarkt übernehmen und Innovationen vorantreiben. In diesem Jahr zählt auch Paul Bächer, Stiftsdirektor bei KWA Kuratorium Wohnen im Alter gAG, zur Auswahl der Top 40 unter 40. Wir haben in einem exklusiven Interview mit ihm darüber gesprochen, welchen Branchenbezug und welche persönliche Motivation ihn prägt, welche Herausforderungen aber auch Lösungsansätze in der Pflege bestehen und wie seine Meinung zu Technologie und Innovation aussieht. Auch wurde über die Zukunftsaussichten in der Pflegebranche gesprochen.

Was war Ihre bisher größte Herausforderung als Führungskraft – und wie haben Sie sie gemeistert?

Bächer: Meine bisher größte Herausforderung war es, bereits mit 23 Jahren Verantwortung für ein Wohnstift mit mehr als 120 Mitarbeitenden zu übernehmen und dabei meinen eigenen Führungsstil zu finden und zu entwickeln. Gerade in der Pflege treffen unterschiedliche Erwartungen, hohe fachliche Anforderungen und die Verantwortung für Menschen aufeinander – sowohl für unsere Bewohnerinnen und Bewohner als auch für unsere Mitarbeitenden. Ich habe in den letzten drei Jahren gelernt, dass gute Führung nicht bedeutet, jede Herausforderung selbst lösen zu müssen. Vielmehr geht es darum, Menschen Orientierung zu geben, Vertrauen aufzubauen und Mitarbeitende zu befähigen, Verantwortung zu übernehmen. Das fiel mir insbesondere zu Beginn nicht immer leicht, weil ich hohe Ansprüche an meine Arbeit habe. Ich habe im Lauf der Zeit gelernt, immer mehr Aufgaben zu delegieren, unterschiedliche Perspektiven einzubeziehen und auch in schwierigen Situationen klare Entscheidungen zu treffen. Heute bedeutet Führung für mich vor allem eines: Rahmenbedingungen für Menschen zu schaffen, in denen sie gerne arbeiten, sich weiterentwickeln und gemeinsam etwas bewegen können. Denn nachhaltiger Erfolg entsteht nicht dadurch, dass ich als Führungskraft alles selbst erledige, sondern dadurch, dass ein starkes Team gemeinsam erfolgreich ist.

Wie hat sich Ihre Sicht auf Führung in der Pflege seit Ihrem Einstieg verändert?

Bächer: Ich erlebe in der Mitarbeitendenführung einen Wandel, der auch immer stärker die Pflege erreicht. Klassische Hierarchien verlieren an Bedeutung, während Vertrauen, Transparenz und ein offener Austausch immer wichtiger werden. Das erlebe ich auch in der Zusammenarbeit mit meinen Vorgesetzten: Ich kann unterschiedliche Perspektiven offen ansprechen, Ideen gemeinsam diskutieren und die Hierarchie tritt zugunsten einer konstruktiven Zusammenarbeit in den Hintergrund. Das empfinde ich als große Stärke, weil gute Ideen nicht von der Position abhängen sollten. Diese Haltung lebe ich auch meinen Mitarbeitenden vor. Ich beziehe sie ein und mache meine Entscheidungen nachvollziehbar. Gleichzeitig verzichte ich nicht auf Klarheit und Entscheidungsstärke. Es geht mir vielmehr darum, Orientierung zu geben, ohne jeden einzelnen Schritt vorzugeben.

Welches Buch oder welchen Podcast würden Sie jungen Führungskräften in der Pflege empfehlen?

Bächer: Ich empfehle jungen Führungskräften zwei Bücher, die unterschiedliche, aber für mich sehr bedeutende Perspektiven auf Führung vermitteln: „The Big Five for Life“ von John Strelecky und „Radikal führen“ von Reinhard K. Sprenger. „The Big Five for Life“ beschäftigt sich mit der Frage, was Menschen wirklich wichtig ist und wie sie Sinn und persönliche Ziele mit ihrem Beruf verbinden können. Das ist in der Pflege besonders wichtig. Hier stehen Menschlichkeit und Verantwortung im Mittelpunkt. Deshalb ist es mir wichtig, dass pflegende Mitarbeitende nicht nur ihre Aufgaben erledigen, sondern gleichzeitig verstehen, welchen bedeutenden Beitrag sie damit leisten.

„Radikal führen“ ergänzt diesen Gedanken um die Frage, wie Führung tatsächlich gelingen kann, und rückt hierbei das Thema Vertrauen in den Mittelpunkt. Dies hat mein Verständnis von Führung stark beeinflusst: Ich schenke Vertrauen, übertrage Verantwortung und führe meine Mitarbeitenden nicht anhand strikter Vorgaben, sondern gebe ihnen vielmehr Orientierung und Gestaltungsspielraum. Gerade als junge Führungskraft lerne ich jeden Tag dazu. Ich muss nicht auf jede Frage sofort eine Antwort parat haben. Entscheidend ist es vielmehr, offen zu bleiben, das eigene Handeln zu reflektieren und alle Menschen im Team gleich zu behandeln. Denn nachhaltiger Erfolg in der Pflege entsteht aus meiner Sicht nur dann, wenn wirtschaftliche und organisatorische Anforderungen mit Sinn, Vertrauen und Menschlichkeit.

Welche strukturellen Probleme in der Pflege sind Ihrer Meinung nach noch zu wenig im Fokus?

Bächer: Wir sprechen in der Pflege zu wenig darüber, wie strukturelle Rahmenbedingungen unsere tägliche Arbeit negativ beeinflussen. Natürlich stellt der Fachkräftemangel ein gravierendes Problem dar. Ein wesentlicher Punkt ist für mich allerdings die stark zunehmende Bürokratie. Dokumentation, Nachweispflichten und diverse regulatorische Anforderungen binden wertvolle Zeit, die uns dann für die eigentliche Arbeit mit den Menschen fehlt. Natürlich brauchen wir als Pflegebranche hohe Qualitätsstandards und unabhängige Kontrollen. Wir sollten uns aber vor allem fragen, welche Anforderungen tatsächlich die Versorgungsqualität der uns anvertrauten Menschen verbessern und wo wir Prozesse in der Pflege vereinfachen können.

Welche Veränderungen wünschen Sie sich in der Pflegebranche?

Bächer: Ich wünsche mir, dass wir die Pflegebranche mutig weiterentwickeln, ohne dabei aus den Augen zu verlieren, worum es eigentlich geht: den Menschen. In unserer Einrichtung steht der Mensch im Mittelpunkt, und das muss aus meiner Sicht auch bei allen strukturellen und gesetzlichen Veränderungen unbedingt so bleiben. Was ich mir wünsche, sind deutlich weniger bürokratische Hürden, z.B. beim Nachweis erbrachter Leistungen im pflegerischen Bereich, mehr und einfachere digitale Unterstützung durch Apps und verlässliche sowie dauerhafte Rahmenbedingungen etwa im Kontext des PNOG.

Wie erleben Sie den Einsatz digitaler Tools in Ihrer Einrichtung – eher als Hilfe oder als Belastung?

Bächer: Ich sehe digitale Tools auf jeden Fall als große Hilfe und als enorme Chance für die Pflege. Natürlich ist der Einstieg nicht immer einfach, denn neue Systeme bedeuten zunächst auch Umgewöhnung und die Bereitschaft, gewohnte Abläufe zu hinterfragen. Mir ist es wichtig, derartige Veränderungen nicht nur zu organisieren, sondern meine Mitarbeitenden dabei mitzunehmen. Ich bin davon überzeugt, dass Digitalisierung uns langfristig entlasten und Prozesse vereinfachen kann. Deshalb freue ich mich auf weitere digitale Lösungen! Wichtig ist mir dabei, dass diese einen echten Mehrwert im Alltag schaffen.

Welche technologischen Entwicklungen könnten Ihrer Meinung nach die Pflege wirklich entlasten?

Bächer: Ich sehe vor allem in künstlicher Intelligenz, intelligenter Dokumentation und der Vernetzung diverser Systeme großes Potenzial. Wenn digitale Tools beispielsweise Dokumentationsaufgaben vereinfachen, Informationen automatisch aufbereiten oder administrative Prozesse reduzieren, gewinnen meine Mitarbeitenden wertvolle Zeit. Auch Assistenzsysteme und Robotik können Menschen bei körperlich belastenden Tätigkeiten oder logistischen Aufgaben unterstützen. Aber: Technologie darf den Menschen auf keinen Fall ersetzen, sondern muss ihn entlasten. Gerade in der Pflege lebt so viel von persönlichen Beziehungen, Empathie und Nähe.

Ohne welche App oder Softwarelösung könnten Sie nicht mehr leben?

Bächer: Als Stiftsdirektor könnte ich mir meinen Alltag ohne digitale Kalender- und Kommunikationstools kaum vorstellen. Bei der Vielzahl an Themen, Terminen und Abstimmungen ist es entscheidend, den Überblick zu behalten und schnell mit unterschiedlichen Ansprechpersonen kommunizieren zu können.
Generell bin ich immer dann für neue digitale Lösungen offen, wenn sie meinen Arbeitsalltag erleichtern. Ich sehe darin eine große Chance, Prozesse effizienter zu gestalten und dadurch mehr Zeit für das zu gewinnen, was mir als Stiftsdirektor besonders wichtig ist: die persönliche Zusammenarbeit mit meinen Mitarbeitenden und die Weiterentwicklung unserer Einrichtung.

KI ist weiterhin ein Buzzword – Welche KI-Lösung würden Sie heute nicht mehr hergeben?

Bächer: Ich nutze KI – und hier ganz konkret Copilot – als Sparringspartner, um Ideen zu entwickeln, Informationen und Daten zu strukturieren und mich mit neuen Themen auseinanderzusetzen. Weil bei mir viele unterschiedliche Themen zusammenlaufen, kann das eine enorme Unterstützung sein. Ganz wichtig: Für mich ersetzt KI nicht das eigene Denken oder die persönliche Erfahrung als Mensch in der analogen Welt. Sie hilft mir vielmehr, schneller zu Ergebnissen zu kommen und neue Perspektiven einzunehmen.

Welche Trends werden Ihrer Meinung nach die Branche am stärksten prägen?

Bächer: Ich glaube, dass vor allem drei Entwicklungen die Pflege prägen werden: KI und Digitalisierung, der demografische Wandel und ein neues Verständnis von Führung und Zusammenarbeit.

Künstliche Intelligenz und digitale Lösungen werden uns zunehmend dabei unterstützen, Prozesse zu vereinfachen und Mitarbeitende deutliche von administrativen Aufgaben zu entlasten. Gleichzeitig müssen wir angesichts des demografischen Wandels neue Versorgungskonzepte wie etwa das Leben im Quartier entwickeln und dabei unser vorhandenes Personal klug und gewinnbringend einsetzen.

Besonders wichtig finde ich den kulturellen Wandel in Unternehmen der Pflege: Wir brauchen weniger starre Hierarchien, deutlich mehr Eigenverantwortung und eine Führungskultur, die Vertrauen und Entwicklung ermöglicht.

Welche Entwicklungen im Markt beobachten Sie aktuell mit besonderem Interesse?

Bächer: Mit Interesse verfolge ich die aktuellen Entwicklungen rund um das Pflegeneuordnungsgesetz, weil sich dieses ganz unmittelbar auf unsere Angebote und den pflegerischen Alltag auswirken wird – egal, welche Entscheidungen hier final getroffen werden. Das Gleiche gilt auch für die Arbeit der Pflegestrukturkommission. In diesem Kontext müssen wir betrachten, wie sich neue Versorgungskonzepte, Digitalisierung und künstliche Intelligenz auf die Pflege auswirken. Mich interessiert dabei vor allem, welchen konkreten Mehrwert Technologien für Pflegebedürftige und Mitarbeitende schaffen.

Außerdem verfolge ich gespannt, wie sich Pflegeeinrichtungen organisatorisch und wirtschaftlich für die Zukunft aufstellen. Wir müssen neue Wege finden, um Qualität, Menschlichkeit und wirtschaftliche Stabilität miteinander zu verbinden.

Was möchten Sie als Führungskraft in den nächsten Jahren aktiv mitgestalten?

Bächer: Ich möchte vor allem die Weiterentwicklung unseres Kernprodukts Wohnstift aktiv mitgestalten. Denn die Bedürfnisse älterer Menschen verändern sich in vielen Themenbereichen, z.B. bei Ernährung und Bewegung im Alter. Deshalb müssen wir bei KWA unsere Angebote kontinuierlich evaluieren, zielgenau anpassen und ausbauen, um auch in Zukunft für unsere Zielgruppe attraktiv zu bleiben und den Menschen Selbstbestimmtheit zu ermöglichen. Getreu unserer Leitidee: Leben. Wie ich es will.

Ein weiterer Schwerpunkt für die Zukunft ist für mich der gezielte Einsatz unserer Personalressourcen. Wir müssen vorhandene Kompetenzen bestmöglich nutzen und ausbauen, Abläufe hinterfragen und unsere Mitarbeitenden dort einsetzen, wo sie nicht nur den größten Mehrwert für uns als Unternehmen schaffen, sondern zugleich ihre individuellen Stärken voll ausspielen können.

Über den Interviewpartner

Paul Bächer

Stiftsdirektor – KWA Kuratorium Wohnen im Alter gAG

Paul Bächer KWA

„Die Auszeichnung „Top 40 unter 40“ ist für mich eine besondere Wertschätzung und zugleich eine Motivation, die Zukunft der Pflege aktiv mitzugestalten. Mein besonderer Dank gilt KWA für das Vertrauen, die Chancen und die Entwicklungsmöglichkeiten, die ich auf meinem bisherigen Weg erhalten habe. Vom Praktikanten über den Werkstudenten und Trainee bis hin zu meiner heutigen Verantwortung als Stiftsdirektor durfte ich mich fachlich und persönlich weiterentwickeln. Ich bin dankbar, diesen Weg bei KWA gehen zu dürfen, und freue mich darauf, ihn auch in Zukunft weiterzugehen. Ich bin überzeugt, dass gute Führung immer Teamarbeit ist. Deshalb gilt mein Dank ebenso meinen Mitarbeitenden, die jeden Tag mit großem Engagement dafür sorgen, dass der Mensch bei uns im Mittelpunkt stehen kann. Die Auszeichnung sehe ich nicht als Ziel, sondern als Ansporn, weiterhin Verantwortung zu übernehmen, neue Ideen einzubringen und gemeinsam die Zukunft der Pflege bei KWA zu gestalten.“